AIでメールを書く｜速く書くだけでなく、伝わる文章にする方法

この記事でわかること

• AIでメールを書く基本
• 良い指示の例
• よくある失敗
• 返信されやすい文章に改善する方法

AIにメールを書かせる前に決めること

最低限、

• 誰に送るか
• 何を伝えるか
• 何をしてほしいか
• 関係性
• トーン

を整理します。

例

先月商談した企業の社長にフォローメールを作ってください。

前回は社長の反応が薄く、その後検討すると言われています。

今回は売り込みではなく、改めて調査した内容を提示する機会をいただきたいです。

400文字以内で、押しの強さは弱めにしてください。

AIでできる改善

一度作った後、

• もっと短く
• 社長向けに
• 件名を強く
• 営業感を弱く
• 返信しやすく

など何度でも修正できます。

よくある失敗

丁寧すぎる

AIは放っておくと、過剰に丁寧な文章になることがあります。

長い

相手が読む前提で短くします。

一般論

背景情報が少ないと、テンプレメールになります。

実務の使い方

AIには完成文だけでなく、

このメールの弱い点を3つ指摘して

とレビューさせるのも有効です。

やってみる

今日送る予定のメールをAIに作らせたあと、

相手が返信しにくい点があれば指摘してください

と追加してください。

まとめ

AIメール活用の本質は、

書く時間を減らし、伝え方を考える時間を増やすこと

です。

次に読む

• AIで議事録を作る
• AIで営業準備をする