旧版のニュース記述を実務解説へ改稿しました。公開日は旧版の公開日、本文の見直し日は2026年10月28日です。
以下は研修担当者向けの運用案です。記入例の組織・人物・数値・日付・資料名は架空で、導入実績や公的資料の引用ではありません。演習には一から作成した架空データを使います。
AI研修で外部アカウントを利用する際の課題
AI研修では、外部のクラウドサービスや学習プラットフォームを利用する機会があります。この際、参加者が個人のアカウントでサービスにログインする場合、いくつかの課題が生じる可能性があります。例えば、会社が利用を承認していないサービスへのアクセス、個人情報と業務情報の混在、研修終了後のデータ管理などが挙げられます。これらの課題を未然に防ぐため、研修開始前に以下の項目について確認し、適切な準備を進めることが重要です。
利用する外部サービスの承認状況を確認する
研修で利用を検討している外部サービスが、会社の情報セキュリティポリシーや利用規約に照らして承認されているかを確認します。未承認のサービスを研修で利用すると、情報漏洩やコンプライアンス違反のリスクが生じる可能性があります。情報システム部門や法務部門と連携し、利用の可否を判断するプロセスを設けます。
確認手順
- 研修で利用予定の外部サービス名をリストアップします。
- 各サービスについて、情報システム部門または関連部署に利用承認状況を問い合わせます。
- 承認されていないサービスについては、代替案を検討するか、利用承認を得るための手続きを進めます。
- 利用承認の状況を記録し、参加者へ周知する準備をします。
架空の確認表記入例：外部サービス利用承認状況
| サービス名 | 利用目的 | 承認状況 | 備考 |
|---|---|---|---|
| サービスA（例：クラウドIDE） | プログラミング演習 | 承認済み | 特定プロジェクトでの利用実績あり |
| サービスB（例：データ分析プラットフォーム） | データ分析演習 | 要確認 | 情報システム部門へ問い合わせ中 |
| サービスC（例：オンライン学習プラットフォーム） | 基礎知識学習 | 承認済み | 全社的な契約あり |
ログイン手段とアカウントの種類を明確にする
外部サービスへのログイン方法について、参加者が個人アカウントを使用するのか、会社が発行する個人別アカウントを使用するのかを明確にします。個人アカウントの使用を許可する場合、研修中に発生するデータや成果物の帰属、研修終了後のアカウント管理について事前に取り決めが必要です。会社管理の個人別アカウントを使用する場合は、アカウント発行の手順、パスワード管理、利用期間などを定めます。
確認手順
- 各外部サービスについて、ログイン手段（個人アカウント、会社管理の個人別アカウント、SSOなど）を決定します。
- 個人アカウントを使用する場合、以下の点を参加者へ説明し、同意を得るための書面を用意します。
- 研修で作成したデータの取り扱い
- 研修終了後のアカウントの扱い（削除、継続利用の可否など）
- 個人情報と業務情報の分離に関する注意喚起
- 会社管理の個人別アカウントを使用する場合、アカウント発行担当者を決め、発行数、パスワードポリシー、利用期間を定めます。
- ログイン方法に関する手順書を作成し、参加者へ配布する準備をします。
教材閲覧と成果物提出の方法を確立する
研修教材の閲覧方法と、演習で作成した成果物の提出方法を定めます。外部サービス上で教材を閲覧する場合、アクセス権限の設定や、ダウンロードの可否を確認します。成果物を提出する際も、外部サービス上の共有機能を利用するのか、別の方法（社内ファイルサーバーなど）で提出させるのかを明確にします。
確認手順
- 各外部サービスでの教材閲覧方法（閲覧専用、ダウンロード可否など）を確認し、参加者への案内を作成します。
- 演習の成果物について、提出形式（ファイル形式、命名規則など）と提出先（外部サービス内、社内共有フォルダなど）を決定します。
- 外部サービス上で成果物を管理する場合、参加者間の閲覧制限や、研修担当者からのフィードバック方法を検討します。
- 研修終了後、成果物を社内へ移行する必要があるかを確認し、移行手順を定めます。
研修終了後のアカウントとデータの扱いを決定する
研修終了後、参加者が使用した外部サービスのアカウントと、そこで作成されたデータの扱いについて明確な方針を定めます。個人アカウントを使用した場合、研修関連データの削除や、アカウントの継続利用に関するルールを設けます。会社管理の個人別アカウントを使用した場合、アカウントの停止・削除時期、データのバックアップ方法などを決定します。
確認手順
- 個人アカウントを使用した場合、研修関連データの削除を参加者に依頼する期日を設定します。
- 会社管理の個人別アカウントを使用した場合、アカウントの停止・削除日を決定し、必要なデータのバックアップ手順を確立します。
- 研修で作成された成果物や学習履歴について、社内での保管が必要な場合は、その方法と期間を定めます。
- これらの決定事項を参加者へ事前に周知し、研修終了後の混乱を防ぎます。
確認を終える基準
上記の各項目について、以下の状態になったら確認を終えることができます。
- 利用する全ての外部サービスについて、会社の承認状況が明確になり、未承認サービスへの対応方針が決定している。
- 各サービスのログイン手段とアカウントの種類が決定し、参加者への説明資料が準備できている。
- 教材閲覧方法と成果物提出方法が明確になり、手順書が作成できている。
- 研修終了後のアカウントとデータの扱いについて、具体的な方針が決定し、参加者への周知準備が整っている。